MẪU KHAI MANIFEST LÀ GÌ? CÁCH ĐIỀN THÔNG TIN FILE EXCEL MANIFEST

Ở bài trước chúng ta đã tìm hiểu sơ lược về “ Khai Manifest hàng nhập đường biển” là gì rồi. Trong bài này, chúng ta sẽ tìm hiểu chi tiết khai Manifest là khai báo những thông tin gì.
Việt Nam đã áp dụng khai E-MANIFEST từ vài năm trước, bản khai báo Cargo Manifest là một mẫu Excel hay còn gọi là file template mẫu để điền thông tin, bạn có thể download template mẫu này tại: https://vnsw.gov.vn/. ( Trong bài sau tôi sẽ hướng dẫn các bạn các thao tác trên: https://vnsw.gov.vn/ và cách truyền file như thế nào). Mỗi khi hệ thống có sự thay đổi, cập nhật file template mẫu, sẽ có thông báo trên hệ thống. Vui lòng download file template mới để sử dụng.
Mẫu excel này gồm 20 sheet, tuy nhiên để khai manifest cho HBL thì Forwarder chỉ cần quan tâm đến sheet 1 và sheet 5 thôi, bạn nên xóa các sheet còn lại cho nhẹ file.

Sheet 1 – “Declaration list”

• Mô tả các danh mục sử dụng trên hệ thống, bạn có thể vào tra cứu theo mã, tên danh mục. Khi tra cứu, thực hiện bôi đen danh mục cần tìm (bao gồm mã+tên), nhấn “CTRL+F” >> mục “Find what” nhập vào mã hoặc tên và nhấn “Find Next” để tìm được kết quả mong muốn. Phần này chỉ dùng để tra cứu thông tin .

Sheet 5 – List of House bill of lading (danh sách Vận đơn gom hàng):

• Là các trường để khai, điền thông tin về hàng hóa, bạn cần nhập đúng định dạng dữ liệu, nếu không sẽ không lưu được thông tin, hoặc truyền thông tin đi sẽ báo lỗi.

• 

Hướng dẫn khai báo: VẬN ĐƠN GOM HÀNG (House Bill of Lading)

Quy định về màu sắc trong sheet 5 “List of House bill of lading”

• Các cell màu xanh: chỉ tiêu thông tin cần khai báo: giữ nguyên.
• Các cell màu vàng: nhập trực tiếp thông tin;
• Các cell màu tím: chọn thông tin từ danh sách. Không cho phép nhập trực tiếp.

Bố cục sheet: có thể chia gồm 3 phần :

Phần 1: Thông tin chung mẫu khai Manifest.

Phần 2: Thông tin chung của hàng hóa mẫu khai Manifest.

Phần 3: Thông tin chi tiết hàng hóa mẫu khai Manifest.

PHẦN 1: THÔNG TIN CHUNG MẪU KHAI MANIFEST

• 

(1) Ô B4: Nhập vào số của bộ hồ sơ cần khai báo Manifest.

• Số bộ hồ sơ cần khai báo hay còn gọi là số phân quyền, thường là dãy số gồm 8 chữ số, do hãng tàu cấp cho công ty Forwarder.

(2) Ô C4: Nhập vào năm đăng ký hồ sơ. Năm đăng ký là số nguyên trên bộ hồ sơ cần khai báo Manifest

• Là năm nộp bộ hồ sơ khai báo Manifest.

(3) Ô D5: Chọn chức năng của chứng từ:

• Bạn chọn: CN01 ( ý nghĩa của mã code này là: Thêm mới bản khai (Create))

PHẦN 2: THÔNG TIN CHUNG VỀ HÀNG HÓA MẪU KHAI MANIFEST

2.1/ Thông tin người gửi/ người nhận/ người nhận được thông báo

• 

(4) Ô E4: Nhập vào tên và địa chỉ Người gửi hàng như trên vận đơn
(5) Ô F5: Nhập vào tên và địa chỉ Người nhận hàng như trên vận đơn, ở mục này bạn phải thể hiện đúng như sau:
(6) Ô G6: Nhập vào tên và địa chỉ Người được thông báo 1 như trên vận đơn;
(7) Ô H7: Nhập vào tên và địa chỉ Người được thông báo 2 như trên vận đơn (nếu có);

2.2/ Thông tin cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng, địa điểm giao hàng

• 

(8) Ô I4: Nhập vào mã Cảng chuyển tải/quá cảnh. Nếu không có hoặc không biết thì bỏ trống;
(9) Ô I5: Nhập vào Tên Cảng chuyển tải/quá cảnh. Nếu không có hoặc không biết thì bỏ trống;
(10) Ô J4: Nhập mã cảng giao hàng/Cảng đích (Final Destination).
(11) Ô J5: Nhập vào tên cảng giao hàng/Cảng đích (Final Destination).
(12) Ô K4: Nhập mã cảng xếp hàng.
(13) Ô K5: Nhập tên cảng xếp hàng.
(14) Ô L4: Nhập mã cảng dỡ hàng.
(15) Ô L5: Nhập tên cảng xếp hàng.
(16) Ô M4: Nhập tên địa điểm giao hàng.

2.3/ Thông tin chung của hàng hóa

• 

(17) N4: Nhập vào loại hàng, là hàng lẻ (LCL, CFS-CFS) hay hàng nguyên container (CY-CY).
(18) O4: Nhập vào số vận đơn (House Bill of Lading Number);
(19) P4: Nhập vào ngày phát hành vận đơn. Format Cell đặt là Text; định dạng nhập vào dd/mm/yyyy. Ví dụ: 01/01/2013.
(20) Q4: Nhập vào số vận đơn gốc (Master Bill Number).
(21) R4: Nhập vào ngày phát hành MasterBill. Format Cell đặt là Text; định dạng nhập vào dd/mm/yyyy. Ví dụ: 01/01/2013;
(22) S4: Nhập vào ngày khởi hành phương tiện vận tải. Format Cell đặt là Text; định dạng nhập vào dd/mm/yyyy. Ví dụ: 01/01/2013.
(23) T4: nhập vào Tổng số kiện. Format Cell đặt là Text; định dạng nhập vào ngăn cách số kiện và loại kiện bởi dấu “,”:
(24) U4: Nhập vào loại kiện,
(25) V4: Nhập vào Tổng trọng lượng.
(26) W4: Nhập vào đơn vị tính
(27) X4: Nhập vào các thông tin ghi chú, Shipping Mark…

PHẦN 3: CHI TIẾT HÀNG HÓA MẪU KHAI MANIFEST

• 

(30) B7: Nhập vào Mã HS hàng hóa
(31) C7: Bắt buộc Nhập vào thông tin Mô tả hàng hóa;
(32) D7: Nhập vào Tổng trọng lượng container. Bắt buộc lớn hơn 0;
(33) E7: Nhập vào Kích thước/thể tích. Có thể bỏ trống;
(34) F7: Nhập vào Số hiệu Container;
(35) G7: Nhập vào Số seal Container;

Nếu có nhiều container thì nhập dần xuống dưới, mỗi dòng là 01 container, tương ứng với hàng hóa, số hiệu container, số seal container, khối lượng, kích thước/thể tích của container đó. Nếu nhiều hàng hóa đóng chung trong container thì khai tất cả hàng hóa vào phần mô tả hàng hóa. Nếu nhiều container chứa cùng 1 loại hàng hóa thì khai lặp lại phần mô tả hàng hóa trên các container tương ứng.

Mỗi file excel chỉ chứa thông tin khai báo cho 01 House Bill. Nếu có nhiều House Bill, phải làm nhiều file excel tương tự.

• 

LƯU Ý MẪU KHAI MANIFEST:

(1) Template mẫu: Bạn có thể xóa các sheet không dùng đến, nhưng tuyệt đối không được đổi tên các sheet.
(2) Sheet 5 – List of House bill of lading:

• Không được xóa các dòng trên sheet. Các nội dung không cần nhập thì để trống.
• Không thay đổi định dạng các cell.

(3) Mỗi file excel chỉ chứa thông tin khai báo cho 01 House Bill. Nếu có nhiều House Bill, phải làm nhiều file excel tương tự.

Bạn cần Check- Recheck-Double Check bản khai manifest này trước và sau khi upload, vì nếu có sai sót xảy ra thì bạn sẽ bị mất chi phí cũng như thời gian, nhân công để chỉnh sửa và kéo dài thời gian nhận hàng của khách hàng.
Ở bài sau, tôi sẽ chia sẻ chi tiết thao tác tải template mẫu và cách truyền file, sửa file trên https://vnsw.gov.vn/.