Quy trình khai báo hải quan

Quy trình khai báo hải quan điện tử bằng phần mềm khai báo hải quan điện tử ECUS5-VNACCS 2018 mới nhất, chi tiết và cụ thể từng bước giúp cho tất cả các bạn, ngay cả các bạn mới bắt đầu cũng có thể hiểu rõ và khai báo một tờ khai hải quan điện tử một cách dễ dàng nhất.

Hiện nay trên thị trường có nhiều nhà cung cấp phần mềm khai báo hải quan điện tử như Thái Sơn, FPT…nhưng phổ biến nhất là phần mềm khai báo hải quan điện tử ECUS5-VNACCS 2018 của Công ty TNHH Phát triển Công nghệ Thái Sơn.

Đầu tiên, chắc chắn là các bạn phải download phần mềm khai báo hải quan điện tử ECUS5-VNACCS 2018 (các bạn có thể vào đường link sau download trực tiếp và có hướng dẫn cài đặt: http://thaison.vn/tai-phan-mem/ecus-2018)

Sau khi cài đặt và khởi động thành công phần mềm, các bạn bắt đầu khai báo hải quan điện tử theo các bước sau:

BƯỚC 1: Thiết lập thông tin doanh nghiệp và Thông tin tài khoản người sử dụng VNACCS

Các bạn chọn mục “Hệ thống” => “7.1 Danh sách khách hàng (Với đại lý)”. Chọn “Thêm mới”, sẽ hiện ra khung “Khách hàng” như hình trên.
Các bạn nhập lần lượt đầy đủ thông tin doanh nghiệp: Mã doanh nghiệp (Mã số thuế), Tên doanh nghiệp, Địa chỉ, Điện thoại, Fax (nếu có).
Phần “Account truyền dữ liệu tới hải quan V4” các bạn không cần nhập.
Quan trọng chủ yếu là phần “Thông tin tài khoản người sử dùng VNACCS”. Bao gồm 4 thông số: User code, Password, Terminal ID, Terminal access key. Những thông số này sau khi doanh nghiệp đăng ký chữ ký số, bên nhà cung cấp chữ ký số sẽ gửi cho doanh nghiệp.
Sau khi nhập đầy đủ thông tin, các bạn bấm “Ghi” rồi “Đóng” tab này lại.

BƯỚC 2: Chọn doanh nghiệp khai báo và Thiếp lập thông số khai báo VNACCS

Chọn mục “Hệ thống” => “7. Chọn doanh nghiệp xuất nhập khẩu”
Sẽ hiện ra khung “Chọn doanh nghiệp khai báo” như hình trên.
Các bạn chỉ cần nhập “Mã doanh nghiệp”, các thông tin khác sẽ tự động hiển thị như thông tin các bạn đã nhập vào ở bước 1.
Chọn “Hải quan khai báo”. Tùy theo nơi bạn mở tờ khai (tại Chi cục hải quan cửa khẩu or Chi cục hải quan quản lý doanh nghiệp của bạn) thì bạn sẽ chọn Chi cục hải quan phù hợp. Ở bài viết này cụ thể là hàng về cảng Cát Lái (HCM) nên mình sẽ chọn mã 02CI: Chi cục HQ CK Cảng Sài Gòn KV I.

Sau đó các bạn bấm “Chọn”

Tiếp đến các bạn vào mục “Hệ thống” => “Thiết lập thông số khai báo VNACCS”
Chọn “Chi cục hải quan (VNACCS)”: 02CI – Chi cục HQ CK Cảng Sài Gòn KV I
“Bộ phận xử lý tờ khai nhập”: 01 – Đội thủ tục hàng hóa Nhập khẩu
“Bộ phận xử lý tờ khai xuất”: 02 – Đội thủ tục hàng hóa Xuất khẩu

Ở phần “Thông tin tài khoản người sử dụng” cũng giống như thông tin đã nhập ở bước 1. Nếu chưa có, để nhanh các bạn có thể bấm F9 sẽ hiện ra tab để chọn, không cần phải nhập lại.
Sau đó các bạn bấm “Ghi” và “Đóng” khung này lại.

BƯỚC 3: Khai báo tờ khai hải quan điện tử (Cụ thể: Khai tờ khai nhập khẩu)

Chúng ta đã vừa hoàn thành thiết lập xong các thông tin cơ bản và quan trọng nhất để có tiến hành khai báo một tờ khai hải quan điện tử.
Sau đây chúng ta sẽ bắt đầu nhập thông tin chi tiết lô hàng để khai báo hải quan điện tử.

Chọn mục “Tờ khai hải quan” => “Đăng ký mới tờ khai nhập khẩu (IDA)”

3.1 Khai tab “Thông tin chung

Chúng ta sẽ khai lần lượt từng tab từ trái sang phải, từ trên xuống dưới. Những mục mà chúng tôi không nhắc đến thì các bạn để trống không cần nhập.
Đầu tiên là “Mã loại hình”.
Các bạn cần tra cứu chính xác Mã loại hình tùy theo các bạn nhập khẩu hàng về với mục đích gì (kinh doanh, phi mậu dịch, gia công, sxxk…). Bảng mã loại hình xuất nhập khẩu được ban hành theo công văn số 2765/TCHQ-GSQL ngày 01 tháng 4 năm 2015.
Ở đây cụ thể là nhập khẩu hàng kinh doanh tiêu dùng. Nên sẽ là A11 – Nhập kinh doanh tiêu dùng.

“Cơ quan hải quan”: là nơi doanh nghiệp mở tờ khai hải quan. Cụ thể ở đây là cảng Cát Lái, các bạn chọn 02CI – Chi cục HQ CK Cảng Sài Gòn KV I.

“Phân loại cá nhân/tổ chức”: tùy vào hình thức mua bán giữa cá nhân hay doanh nghiệp để lựa chọn cho phù hợp. Thông thường sẽ là mua bán giữa 2 doanh nghiệp với nhau, nên các bạn chọn: 4 – Hàng hóa từ tổ chức để tổ chức.
“Mã bộ phận xử lý tờ khai”: nhập khẩu thì bạn chọn 01, xuất khẩu chọn 02. Ở đây là hàng nhập khẩu nên các bạn chọn 01.
“Mã hiệu phương thức vận chuyển”

  • 1 : Đường không (hàng air)
  • 2 : Đường biển (container) : Đối với hàng nguyên container
  • 3 : Đường biển (không container): Đối với hàng lẻ LCL nhập kho CFS
  • Các trường hợp còn lại cũng tương tự tùy vào phương thức vận chuyển hàng hóa của doanh nghiệp mà lựa chọn cho phù hợp.

Thông tin “Người nhập khẩu”: sẽ tự động có sẵn theo thông tin doanh nghiệp các bạn đã nhập từ đầu.
Thông tin “Người xuất khẩu”: các bạn nhập thông tin có dấu * Tên, Địa chỉ người xuất khẩu, Seller dựa trên Hợp đồng (Sales Contract) và Hóa đơn thương mại (Invoice)

3.2 Khai tab “Thông tin chung 2”

Chúng ta tiếp tục khai báo hải quan qua tab “Thông tin chung 2”

3.3 Tab “Danh sách hàng

Đến phần này thì cũng gần xong rồi, và phần “Danh sách hàng” này cũng khá quan trọng đấy.

  • Tên hàng (mô tả chi tiết): các bạn phải khai Tên hàng một cách rõ ràng, chi tiết (vd: tên hàng, model, ký mã hiệu, nhà sản xuất, năm sản xuất, hạn sử dụng…), tùy vào từng loại hàng cụ thể sẽ có những tiêu chí khai báo khác nhau. Các bạn nên khai làm sao để khi bạn và hải quan nhìn vào sẽ biết rõ mặt hàng đó là như thế nào để từ đó làm cơ sở để kiểm tra hồ sơ, kiểm hóa (nếu có), xác định được chính xác mã số hàng hóa (HS code) và thuế suất nhập khẩu phù hợp.
    Nếu hàng mới thì ở cuối tên hàng phải ghi “Hàng mới 100%”. Còn nếu hàng cũ đã qua sử dụng thì cũng phải ghi “Hàng đã qua sử dụng”.
  • Mã HS: tùy vào tên hàng, hàng hóa bạn nhập là gì sẽ có một mã HS code xác định cho mặt hàng đó, làm cơ sở xác định thuế nhập khẩu của hàng hóa.
    (Các bạn có thể tham khảo thêm bài viết về Mã HS code theo link dưới đây:
    https://vanchuyenduongbien.vn/kien-thuc-chuyen-nganh/ma-hs-code-ma-so-hang-hoa-phan-1/
    https://vanchuyenduongbien.vn/kien-thuc-chuyen-nganh/ma-hs-code-ma-so-hang-hoa-phan-2/
    https://vanchuyenduongbien.vn/kien-thuc-chuyen-nganh/ma-hs-code-ma-so-hang-hoa-phan-3/ …)
  • Xuất xứ: nguồn gốc quốc gia xuất xứ của hàng hóa (VD: China, Japan…)
  • Lượng/ Đơn vị tính/ Đơn giá hóa đơn: các bạn nhập chính xác theo như trên Hợp đồng mua bán or Hóa đơn thương mại giữa 2 bên.

BƯỚC 4: Truyền dữ liệu Khai báo hải quan điện tử để được cấp số tờ khai và phân luồng tờ khai

Cuối cùng, sau khi hoàn tất toàn bộ các bước hướng dẫn trên, các bạn bấm vào “In TK” ở dạng file excel, in ra và cầm toàn bộ chứng từ ra hải quan, hoàn thành thủ tục hải quan và các thủ tục còn lại để lấy lô hàng của mình về thôi.

Bài viết trên chúng tôi đã hướng dẫn khai báo hải quan điện tử bằng phần mềm khai báo hải quan điện tử ECUS5-VNACCS 2018 cho lô hàng nhập khẩu bằng đường biển hàng nguyên container về cảng Cát Lái (HCM) cũng khá đầy đủ và chi tiết. Tuy nhiên cũng giới hạn riêng cho lô hàng nhập khẩu hàng nguyên container cơ bản. Còn đối với những lô hàng khác có loại hình và mặt hàng khác thì sẽ có những mục và tiêu chí khai báo khác một tí so với các hướng dẫn trên. Nhưng chung quy thì cũng là những bước cơ bản trên.

Chúng tôi mong những chia sẽ của chúng tôi sẽ giúp ích cho các bạn có thể khai báo hải quan điện tử bằng phần mềm khai báo hải quan điện tử ECUS5-VNACCS 2018 cho các lô hàng xuất khẩu, nhập khẩu của doanh nghiệp các bạn một cách dễ dàng và chính xác nhất có thể.

Cảm ơn và chúc các bạn nhiều sức khỏe và thành công trong mọi việc!!!