Phần 4 – Thủ tục hải quan nhập khẩu và nhận hàng.

1/ Thủ tục Hải quan Nhập khẩu hàng hóa lần đầu

1.1/ Chữ Ký Số – công cụ ký và truyền tờ khai hải quan điện tử.

– Chữ ký số gồm:
+ Phần cứng: USB Token, được bảo mật bằng mật khẩu.
+ Phần mềm: Chứng thư số. Chứa dữ liệu mã hóa của doanh nghiệp, là thông tin doanh nghiệp và mã số thuế của doanh nghiệp.
– Dùng để ký trên các loại văn bản và tài liệu số như: word, excel, PDF. Và để truyền tải dữ liệu qua mạng như: nộp thuế, khai hải quan điện tử và thực hiện các giao dịch điện tử khác. Nó thay cho chữ ký tay thông thường.
– Hiện nay có rất nhiều đơn vị cung cấp chữ ký số. Bạn nên lựa chọn các đơn vị bán chữ ký số có dịch vụ tốt, có thể hỗ trợ giải quyết nhanh chóng khi xảy ra vấn đề. Phần mềm Thái Sơn là đơn vị thường được các doanh nghiệp XNK lựa chọn..
–  Bạn cũng có thể sử dụng tách biệt chữ ký số cho từng nghiệp vụ của doanh nghiệp.
– Thông tin chứ ký số cần lưu trữ:
• Serial number,
• Mã số thuế.
• Thông tin Nhà cung cấp chữ ký số.
• Thời gian hết hạn.

1.2/ Đăng Ký Thông Tin Vnacss Với Tổng Cục Hải Quan.

Để có thể truyền tờ khai hải quan điện tử DN buộc phải có chữ ký số. Chữ ký số này đã được đăng ký thông tin Vnaccs với Tổng cục hải quan.
Muốn đăng ký thông tin Vnaccs DN có thể làm theo 2 cách sau:
_Cách 1: DN  thực hiện đăng ký tài khoản trên website của Tổng cục Hải quan. Đăng ký: sử dụng chữ ký số khai hải quan và đăng ký tài khoản khai Vnaccs.

_Cách 2: Khi mua chữ ký số từ đơn vị bán chữ ký số DN nhờ bên bán chữ ký số đăng ký thông tin với Tổng cục Hải quan và cung cấp thông tin Vnaccs cho DN luôn. Đây là cách thường được dùng phổ biến nhất.

Những thông tin Vnass cần đặc biệt lưu ý và lưu trữ thông tin bao gồm:
• User code : Mã người sử dụng
• Password : Mật khẩu
• Terminal ID: Mã số máy trạm, định danh máy trạm khai báo
• Terminal access key: Khóa truy cập, kết hợp với các thông tin trên dùng trong việc

1.3/ Phần Mềm Khai Báo Hải Quan Điện Tử.

Hiện nay có khá nhiều phần mềm khai báo Hải quan điện tử được sử dụng trên thị trường, có cả miễn phí và mất phí.
– Phần mềm miễn phí: Phần mềm khai báo hải quan miễn phí do Tổng cục Hải quan phát hành.
– Phần mềm mất phí: Thái Sơn, FPT, G.O.L,…

Phần mềm: Ecus5_Vnaccs
Đây là phần mềm do công ty Thái Sơn cung cấp, cũng là phần mềm ra đời đầu tiên.
Đa số người nhập khẩu thường sử dụng phần mềm khai báo hải quan điện tử này do: thói quen sử dụng, giao diện dễ sử dụng cũng như là hỗ trợ nhiệt tình.
Bạn sẽ được miễn số dịch vụ với số lượng giới hạn tờ khai đầu tiên, sau đó sẽ bị tính phí thường niên.

1.4/ Hồ Sơ Làm Thủ Tục Nhập Khẩu Hàng Hóa Lần Đầu.

Muốn chuẩn bị hồ sơ làm thủ tục nhập khẩu hàng hóa DN phải dành thời gian ra tìm hiểu về các thủ tục, hồ sơ cần làm cho mặt hàng muốn nhập khẩu về lần đầu. Nếu bạn không có đủ chuyên môn hay kinh nghiệm thì có thể nhờ các công ty FWD tư vấn để chuẩn bị thật tốt hồ sơ trái sai sót ngày từ đầu.
Tất cả chứng từ, hồ sơ làm hải quan nhập khẩu thường sẽ là những chứng từ đã được phát hành tại Phần 3 – Đóng hàng và Vận Chuyển ( trừ tờ khai hải quan) nên tại bước này bạn chỉ cần tổng hợp, in ra, đóng dấu ký tên nữa mà thôi.
Chứng từ, hồ sơ sẽ bao gồm:
• Bill vận chuyển ( Bill of lading): 1 bản copy có đóng dấu ký tên doanh nghiệp.
• Invoice, Packing lits: 1 bản copy có đóng dấu ký tên doanh nghiệp.
• C/O: 1 bản Gốc.
• Giấy phép nhập khẩu: 1 bản copy có đóng dấu ký tên doanh nghiệp.
• _Hàng phải kiểm dịch thực vật: Phyto (giấy kiểm dịch thực vật)
• _Hàng phải kiểm dịch động vật: Giấy kiểm dịch động vật
• _Catalogue sản phẩm
• _Giấy đăng ký kiểm tra chuyên ngành (với các mặt hàng cần kiểm tra chuyên ngành).
•
• Chứng từ khác ( giấy chứng nhận….): 1 bản copy có đóng dấu ký tên doanh nghiệp.

1.5/ Mở Tờ Khai Hải Quan Và Nộp Hồ Sơ Hải Quan

Khi đã có đầy đủ chứng từ và hàng đã về thì DN sẽ khai báo hải quan trên phần mềm khai báo hải quan: nhập dữ liệu vào, kiểm tra lại kỹ càng dữ liệu đã nhập xem đúng chưa và cắm chữ ký số để truyền tờ khai. Khi truyền tờ khai chính thức, hệ thống sẽ chạy ngẫu nhiên xác suất phân luồng:
_Luồng xanh: Hàng hóa sẽ được thông quan sau khi đóng thuế nhập khẩu mà không cần đi nộp hồ sơ cho cơ quan hải quan kiểm tra.
_Luồng vàng: Sẽ nộp hồ sơ cho hải quan kiểm tra. Hồ sơ không có vấn đề gì thì chỉ cần đóng thuế nhập khẩu thì sẽ được thông quan. Trường hợp hàng hóa có dấu hiệu nghi ngờ, sẽ bị Hải Quan chuyển luồng đỏ yêu cầu kiểm tra thực tế hàng hóa.
_Luồng đỏ: Nộp hồ sơ cho hải quan và phải kiểm tra hàng hóa (kiểm hóa). Sau khi kiểm hóa xong và nộp thuế nhập khẩu thì có thể thông quan.

Tuy nhiên, bạn là doanh nghiệp nhập khẩu lần đầu thì chắc chắn rằng xác suất tờ khai sẽ là luồng đỏ lên đến 99.5%, chính vì vậy nên bạn cần phải kiếm soát hàng hóa, khai báo hàng hóa đúng với thực tế cũng như là dự trù chi phí và thời gian cho tác vụ này.

1.6/ Kiểm Hóa ( Nếu Có ).

Kiểm hóa là việc hải quan sẽ kiểm tra thực tế hàng hóa khi tờ khai bị phân luồng đỏ
Có 2 cách kiểm tra hàng hóa: kiểm thủ công hoặc kiểm bằng máy soi.
_Kiểm bằng máy soi: Đăng ký thủ tục để kéo hàng đến trạm máy soi của hải quan. Container sẽ được chạy qua máy soi mà không cần cắt seal. Hải quan sẽ dựa vào kết quả phân tích hình ảnh để quyết định có thông quan hay không. Nếu cảm thấy nghi ngờ, thì hải quan sẽ yêu cầu kiểm tra thủ công.
_Kiểm tra thủ công: Làm thủ tục kéo container về nơi khu vực chứa container kiểm hóa, hạ cont xuống vị trí dưới đất và cắt seal, gọi và đợi hải quan đến kiểm tra thực tế hàng hóa. Sẽ có dạng kiểm tra 100% và 5-10%. Thường sẽ kiểm tra 5-10%, nếu hàng hóa có vấn đề hay không khớp với tờ khai thì sẽ bị hải quan yêu cầu kiểm tra 100% thực tế hàng hóa.

Tuy nhiên, với kinh nghiệm của mình thì mình thấy rằng, đa phần đối với hàng nhập khẩu tờ khai luồng đỏ thường sẽ bị kiểm hóa thủ công là nhiều.

2/ Lấy DO và nhận hàng.

2.1/ Lấy DO.

_ Do (Delivery Order) là lệnh giao hàng, là chứng từ do đơn vị vận chuyển phát hành dùng để nhận hàng mà doanh nghiệp nhập khẩu nhận được để trình cho cơ quan giám sát kho hàng (cảng đến) trước khi có thể rút hàng ra khỏi container, kho, bãi,… Để lấy được hàng, consignee bắt buộc phải có chứng từ này, khi chứng từ có ghi trong lệnh giao hàng_consignee.
_Trước đây, DO thường dùng là bản giấy, nhưng những năm gần đây đã được thay thế bằng DO điện tử, được áp dụng chủ yếu tại cảng Cát Lái và một vài cảng khác ( không phải toàn bộ).
– Điều kiện để lấy DO.
• Thanh toán các chi phí liên quan cho đơn vị vận chuyển.
• Hàng hóa đã được chuyển giao quyền sở hữu từ người gửi sang người nhận ( tức là giải phóng hàng bằng bill telex release, hoặc Bil gốc đã được gửi cho người nhận hàng).
• Xuất trình Bill gốc ( trường hợp Bill vận chuyển là dạng bill gốc).

2.2/ Nhận hàng.

– Sau khi đáp ứng đủ các điều kiện trên, đơn vị vận chuyển sẽ phát hành DO cho bạn dưới dạng bản giấy hoặc bản điện tử ( tùy thuốc vào cảng nhận hàng). Sau đó bạn sẽ dùng DO này cùng tờ khai hải quan đã thông quan để nhận hàng.
– Bạn có thể tham khảo:
• Quy trình nhận hàng FCL tại cảng Cát Lái:
• Quy trình nhận hàng LCL tại kho CFS Cát Lái: https://vanchuyenduongbien.vn/chung-tu-xuat-nhap-khau/edo-lenh-giao-hang-dien-tu-quy-trinhg-nhan-hang-lcl-bang-edo-tai-kho-cat-lai/

– Trong quá trình nhận, dỡ hàng, đặc biệt là những cont hàng đầu tiên, bạn nên kiểm tra thật kỹ số Seal thực tế và số seal trên các chứng từ thương mại có khớp nhau chưa nhằm đảm bảo rằng quá trình người gửi hàng đã đóng và seal hàng đúng quy trình. Container không hề bị mở ra sau khi đã seal container đến khi người nhận nhận hàng.
– Kiểm đếm chi tiết số lượng hàng hóa.
– Đồng thời, nên quay phim, chụp hình quá trình dỡ hàng để phòng trường hợp có sự cố xảy ra như hư hỏng hàng hóa…Đây sẽ là những bằng chứng quan bảo vệ quyền lợi của bạn.
Sau khi dỡ và nhận hàng xong, bạn chỉ cần trả container rỗng về địa điểm chỉ định của đơn vị vận chuyển là xong, đối với hàng lẻ-LCL hay hàng Air thì không cần phải thực hiện bước này.